In der heutigen Arbeitswelt ist Flexibilität entscheidend. Ein Konzept, das sich immer mehr durchsetzt, ist das sogenannte „Desk Sharing“. Doch was steckt dahinter? Ist es die Antwort auf die modernen Anforderungen der Arbeitsplatzgestaltung im Kontext von New Work oder lediglich ein umstrittenes Experiment?
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing bedeutet, dass Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern täglich einen neuen wählen. Statt immer am selben Schreibtisch zu sitzen, können sie flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen wechseln. Dies optimiert die Nutzung vorhandener Ressourcen, besonders in Zeiten vermehrter Homeoffice-Tätigkeit. Durch Urlaub, Krankheit oder Außendienst bleiben oft Schreibtische unbesetzt – Desk Sharing wirkt dem entgegen, erfordert jedoch Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von den Mitarbeitenden.
Es gibt drei Formen von Desk Sharing:
- Full Desk Sharing: Alle Tische werden geteilt, unabhängig von Position oder Abteilung.
- Home Based Desk Sharing: Funktionsnahe Bereiche sitzen zusammen und teilen Tische.
- Limited Desk Sharing: Nur bestimmte Abteilungen teilen Tische, nicht alle Bereiche sind dafür geeignet.
Kontroversen: PRO und CONTRA
1. Was bedeutet das für die Privatsphäre und persönliche Gegenstände?
PRO: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind gefragt. Persönliche Gegenstände können in tragbaren „Toolboxen“ verstaut werden, was papierloses Arbeiten und Nachhaltigkeit fördert.
CONTRA: Der ständige Wechsel kann die Privatsphäre und Produktivität beeinträchtigen. Gewohnte Arbeitsumfelder zu verlassen, fällt manchen schwer und kann Unbehagen auslösen.
2. Ist der ständige Arbeitsplatzwechsel ein Stressfaktor oder eine Horizonterweiterung?
PRO: Mitarbeitende verbessern ihre Selbstorganisation und Planungsfähigkeit. Ein Plus an Selbstbestimmung kann die Zufriedenheit und Produktivität steigern. Abwechslung kann erfrischend wirken.
CONTRA: Die Suche nach einem freien Platz kann Stress und Zeitdruck verursachen. Unvereinbare Tischnachbarn können den Stress und mögliche Konflikte erhöhen.
3. Leidet die Zusammenarbeit und der Teamzusammenhalt?
PRO: Wechselnde Sitznachbarschaften fördern den Kontakt zu verschiedenen Kolleg
und eröffnen Chancen für Austausch und Zusammenarbeit, was zu kreativen Ideen führen kann.
CONTRA: Abteilungen könnten räumlich getrennt werden, was den Teamgeist beeinträchtigen und zusätzliche Meetings erfordern könnte.
4. Ist Desk Sharing gerecht?
PRO: Frühe Ankunft sichert die freie Platzwahl, unabhängig von Rang und Namen. Gleichwertige Ausstattung aller Arbeitsplätze fördert ein gerechtes Arbeitsklima.
CONTRA: Mitarbeitende, die später kommen (z.B. wegen Teilzeit oder familiären Verpflichtungen), müssen die übrig gebliebenen Plätze einnehmen, was Unzufriedenheit erzeugen kann.
5. Ist Desk Sharing in jedem Unternehmen sinnvoll?
PRO: Digital arbeitende Betriebe mit flexiblen Arbeitszeitmodellen sind ideal für Desk Sharing geeignet. Es spart Ressourcen und Bürofläche.
CONTRA: Unternehmen mit starren Hierarchien oder hohem Papieraufkommen stoßen bei Desk Sharing an Grenzen.
Fünf Tipps für erfolgreiches Desk Sharing
Gleichwertige Ausstattung: Für ein funktionierendes Desk Sharing-Konzept ist es entscheidend, dass alle Arbeitsplätze technisch und ergonomisch gleichwertig ausgestattet sind. Jeder Arbeitsplatz sollte über die notwendige Hardware wie Docking-Stationen, Monitore, Tastaturen und Mäuse verfügen, sodass Mitarbeitende problemlos wechseln können, ohne sich jedes Mal an neue Geräte gewöhnen zu müssen.
Clean Desk Policy: Eine Clean Desk Policy ist ein wesentlicher Bestandteil von Desk Sharing. Sie besagt, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz am Ende des Arbeitstages aufgeräumt und sauber hinterlassen müssen. Dies bedeutet, dass alle persönlichen Gegenstände, Unterlagen und Arbeitsmaterialien verstaut werden, sodass der Schreibtisch bereit für den nächsten Nutzer ist.
Ausreichend Stauraum: Ein weiteres wichtiges Element eines erfolgreichen Desk Sharing-Systems ist ausreichend Stauraum. Da die Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz haben, benötigen sie sichere und zugängliche Aufbewahrungsmöglichkeiten für ihre persönlichen Gegenstände und Arbeitsmaterialien.
Digitale Abläufe: Desk Sharing setzt weitgehend digitale Arbeitsabläufe voraus. Damit die Mitarbeitenden von jedem Arbeitsplatz aus effizient arbeiten können, müssen sie jederzeit und überall auf alle benötigten Ressourcen zugreifen können. Dies erfordert moderne IT-Infrastruktur wie Cloud-Lösungen, Kollaborationstools und Dokumentenmanagementsysteme. Der papierlose Arbeitsplatz ist hier das Ziel, da physische Dokumente das flexible Arbeiten erschweren.
Klare Regeln und Organisation: Für ein reibungsloses Miteinander in einem Desk Sharing-Umfeld sind klare Regeln und eine durchdachte Organisation unerlässlich. Dazu gehört nicht nur die Einhaltung der Clean Desk Policy, sondern auch respektvolles Verhalten gegenüber den Kollegen, insbesondere im Hinblick auf Sauberkeit und Ordnung. Ein digitales Buchungssystem kann zudem helfen, den Überblick über die verfügbaren Arbeitsplätze zu behalten und ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihren Platz im Voraus zu reservieren.