Effiziente Videokonferenz
Tipps für interaktive und hybride Zusammenarbeit
Der ganzheitliche hybride Arbeitsplatz, ausgestattet mit einer großen Leinwand, wird in jedem Unternehmen immer wichtiger. Denn spätestens seit der Corona-Pandemie hat sich die Situation verändert: Einige Mitarbeitende sind physisch vor Ort, während andere sich von zu Hause aus, aus einem Café oder von einem anderen Teil des Firmengebäudes dazuschalten.
Eine neue Idee von Meetings
Besprechungen und Besprechungsräume müssen entsprechend umgestaltet werden, um sowohl anwesende als auch digital zugeschaltete Mitarbeitende optimal einzubinden. Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Die gleichzeitige Kommunikation und Zusammenarbeit auf digitalen und analogen Kanälen erfordert nicht nur eine neue Vorstellung von Meetings, sondern auch entsprechende Technologien, die benutzerfreundlich und reibungslos funktionieren.
Ein Klick und das Meeting startet
Ein Klick – und ich bin mit meinem Laptop sofort im Meeting. Betrete ich den Raum, verbindet sich mein Laptop automatisch mit den Raumkameras, Lautsprechern und Soundbars – innerhalb von Sekunden! Keine Kabel, kein Chaos, keine Zeitverschwendung mit Adaptern oder der Suche nach Anschlüssen. Ein Klick – und ich sehe und höre meine Teamkollegen, kann mit ihnen an einem Whiteboard zusammenarbeiten und gleichzeitig, egal wo ich bin, auf meine Daten und Unterlagen zugreifen.
Zwei Ansätze für hybride Meetings
Bring your own meeting (BYOM): Hierbei bringe ich als Mitarbeitender mein eigenes Endgerät mit, also Smartphone, Tablet oder Laptop, und verbinde es mit der im Besprechungsraum vorhandenen Technik. Es darf keine Medienbrüche geben, um eine interaktive Zusammenarbeit mit anwesenden und zugeschalteten Kollegen zu ermöglichen. Dazu sind USB-Verbindungen oder gemeinsame Apps notwendig, die eine nahtlose Integration ermöglichen.
Bring yourself:
In diesem Fall brauche ich keine eigenen Endgeräte mitzubringen. Das Unternehmen stellt alle notwendigen Geräte und die benötigte Software zur Verfügung. Sämtliche Technik für das Meeting ist bereits vor Ort vorhanden und betriebsbereit.
Produktauswahl für hybride Meetings
Zugriff auf Daten: Damit eine hybride Zusammenarbeit gelingt, muss ich jederzeit und von überall auf meine Inhalte, wie Dokumente und Präsentationen, zugreifen können. Egal, ob diese in der Cloud oder auf dem Laufwerk gespeichert sind – die Dokumente müssen für die gemeinsame Bearbeitung mit dem hybriden Team abrufbar sein.
Große Präsentationsfläche: Für eine effektive hybride Zusammenarbeit sind große Präsentationsflächen oder Displays unerlässlich. Diese ermöglichen es, zugeschaltete Kollegen, Texte, Diagramme und andere Inhalte großformatig und gestochen scharf darzustellen, sodass der Eindruck entsteht, als wären alle Teilnehmer physisch anwesend. Ein treffendes Zitat lautet: „Ein virtuelles Meeting ist wie Fernsehen, nur dass der Fernseher hier zurückschaut und mit mir spricht.“
Sehen und Hören: Eine gute hybride Kommunikation und Zusammenarbeit basiert auf visueller Qualität, Akustik, Beleuchtung und einer idealen Raumumgebung. Diese Parameter sind entscheidend bei der Auswahl der Hard- und Software, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer gesehen und gehört werden.
Produktauswahl für hybride Meetings
Der Markt für hybride Lösungen ist groß und unübersichtlich. Die richtige Auswahl der Hard- und Software ist entscheidend. Betz hat intensiv verschiedene Systeme getestet und eine Auswahl getroffen, die sich im täglichen Einsatz bewährt hat:
· MS Teams als Konferenzplattform
· MS Surface Hub als interaktives Whiteboard
· Videokameras und Lautsprecher von Yealink
· Multitouch Displays und Monitore von iiyama
Mit diesen Lösungen bietet Betz modulare und standardisierte Ansätze, die eine hohe Flexibilität ermöglichen. Der Einstieg ist einfach, und das System lässt sich problemlos erweitern, sodass ein reibungsloser Ablauf im hybriden Meeting gewährleistet ist – genau so, wie man es sich wünscht.